バックオフィス・セルフチェック 19項目
バックオフィス・セルフチェック 19項目
人が増えると、業務を把握している人の頭の中だけでは回らなくなります。
足りないのはマンパワーではなく、属人化しない業務フローの構築と運用です。
先に決めておくことを、19項目に並べました。
10分程度で、チェックが入っていない箇所を可視化できます。
使い方
1. 当てはまる項目にチェックを入れます
2. ページの最後で、チェックの数と緊急度から次の一手を判断します
3. 迷った項目は、空欄のままで結構です。そちらが相談の材料になります
印刷して書き込みたい方は、ブラウザの印刷機能をお使いください。
【お金の入り】
□ 1. 請求書の発行漏れを、月ごとに確認する仕組みがある
請求し忘れた売上は、気づかなければ一生入ってきません。請求書発行数と契約や納品の数を突き合わせることが必要です。
□ 2. 入金の消込を、毎月決まったタイミングで行っている
溜めてからまとめて照合すると、どの入金がどの請求か分からなくなります。
□ 3. 未回収の請求を、一覧で把握している
督促は早いほど角が立ちません。3ヶ月経ってからの連絡は、お互いに気まずくなります。
【お金の出】
□ 4. 支払予定を、月初に一覧にしている
資金繰りの話は、支払予定表があるかどうかで深さが変わります。
□ 5. いくらから誰が承認するか、支払の承認ルールが決まっている
人を雇ったら、社長が一人ですべて見る運用は続きません。金額で線を引くのが最初の一歩です。
【経費精算】
□ 6. 領収書の提出期限が決まっている
期限がないと、決算の直前に古いものが出てきます。
□ 7. 何を経費として精算するか、社内のルールを文章で持っている
税務上の判断ではなく、社内の線引きの話です。口頭のルールは人によって解釈が変わります。
【証憑の管理】
□ 8. 電子取引のデータ（メール添付のPDF請求書など）を、どこにどう保存するか決めている
印刷して紙で保管する運用は、電子取引のデータでは要件を満たしません（電子帳簿保存法）。
□ 9. 請求書・領収書の保管場所と、ファイル名のルールがある
探す時間は毎月かかります。ルールを一度決めれば後の管理が楽になります。
【月次】
□ 10. 前月の数字が、翌月の何日までに出るか決まっている
締め日を決めていない会社は、業績の把握に遅れが出ます。
□ 11. 出てきた数字を、毎月見る場がある
出すだけで見ないなら、作業だけが残って、判断が増えません。
【人を雇っている／これから雇う】
□ 12. 雇用契約書を、全員分保管している
入社時に交わしたつもりでも、原本の場所が分からない例は珍しくありません。
□ 13. 入社時・退職時にやることのチェックリストがある
社会保険の届出や備品の回収は、抜けると後から罰則やトラブルの元になります。
【契約】
□ 14. 契約書の一覧があり、更新期限を管理している
自動更新の契約は、気づかないまま条件が続きます。
【手作業とAI】
□ 15. 毎月くり返している手作業を、書き出したことがある
AIを使う前に必要なのは、この一覧です。手順が見えていない作業は、人にもAIにも渡せません。
□ 16. AIに任せていい作業と、人が最終確認する作業の線引きを決めている
便利かどうかより先に、任せていい範囲と機密情報の扱いを決めます。使い始めてからでは戻すのが難しくなります。
【属人化】
□ 17. 自分が1週間動けなくなっても、請求と支払は回る
★この項目だけは、必ず確認してください。ここが「いいえ」なら、他が整っていても危ない状態です。
□ 18. 業務の手順を、文章で残している
人に任せられない理由の大半は、任せる相手ではなく、手順書がないことです。
【全体】
□ 19. バックオフィス業務に、月何時間かかっているか把握している
工数が分からないと、人に出す判断も、AIに任せる判断もできません。
チェックの数の読み方
0〜7個 まだ「決めていない」だけの段階です。順番に決めていけば、3ヶ月で形になります。多くの会社がここから始めます。
8〜13個 回ってはいますが、社長の記憶と手が支えています。人が増えたときに、最初に詰まります。
14個以上 土台はできています。残っているのは属人化と時間の把握（項目17〜19）である場合がほとんどです。
ほとんどの会社は、最初は3〜7個です。このチェックリストは優先度・緊急度を決めるためのものです。
順番に迷ったら
最初に手をつける順番は、標準的にはこの3つです。
1. 月次の締め日を決める（項目10）
2. 支払の承認ルールを決める（項目5）
3. 毎月の手作業を書き出す（項目15）
どれも、新しいシステムを入れずに、今日決められます。
30分の無料相談
チェックの結果をお持ちいただければ、優先順位をその場でお伝えします。
資料のご準備は不要です。整っていない状態のままで問題ありません。
初回のご相談で売り込みをすることはありません。お力になれない内容であれば、その旨を率直にお伝えします。
上場企業の経理財務30年。現在も外資系企業の経理を業務委託で担当しています。
Metrona（メトロナ） info@metrona-office.com ／ www.metrona-office.com